Durch das Einlesen von Katalogen externer Lieferanten, wie beispielsweise Großhändler, können über die DATA-Norm-Schnittstelle Kalkulationsartikel angelegt werden. Es wird zwischen Artikeln und Katalogartikeln unterschieden, um den Bestand gering zu halten, da Großhändler eine umfangreiche Artikelmenge führen. Über die Suchfunktion mit der Eingabe Kalkulationsartikel gelangt man in die Kalkulationsartikelkarte.
Durch den DATA-NORM-Import wird die Kalkulationsartikelkarte bereits vorausgefüllt. Man gelangt in diese, indem man in der Liste der Kalkulationsartikel auf die Nummer eines entsprechenden Artikels klickt.
Im Tab Allgemein befinden sich die Informationen zur Filterung der Produkte nach verschiedenen Kriterien.
Mit dem Druckkenzeichen wird festgelegt, wie die einzelnen Texte zusammengesetzt werden. Dies spielt eine Rolle, wenn man aus dem Kalkulationsartikel einen Artikel erstellt. Anhand dieses Kennzeichens wird festgelegt, wie der Textbaustein erstellt wird. Beschreibung + Merkmal + Langtext ist ein Beispiel.
Bei manchen Lieferanten werden Dimensionstexte hinterlegt und eingelesen. Sie werden in der Infobox auf der rechten Seite angezeigt. Weiter unten in der Artikelkarte befindet sich der Tab Dimensionstext-Erfassung. Hier werden die Dimensionstexte erfasst und können bearbeitet werden.
Der Listen-EK-Preis ist der Bruttopreis des Lieferanten. In dem gezeigten Beispiel bezieht sich der Preis auf 100m der Mantelleitung. Abzüglich vereinbarter Rabatte erhält man den Nettoeinkaufspreis. Zusätzlich kann an dieser Stelle noch eine Kalkulationsgruppe hinterlegt werden.
Die grauen Felder werden aus anderen Daten errechnet und sind nicht editierbar.
Es besteht die Möglichkeit einen im Artikelstamm fest hinterlegten Verkaufspreis unter VK-2-Preis Material je PE anzugeben. Ansonsten wird bei der Übernahme des Kalkulationsartikels in die Kalkulation, anhand der Zuschlagskalkulation im Leistungsverzeichnis, der Verkaufspreis separat ausgerechnet.
Arbeitsaufwände könne auch über DATA-NORM eingelesen werden. Je nach Hersteller werden diese mitgeliefert und es können sogenannte Minuten-Dateien eingelesen werden.
Eine Arbeitsaufwandsart gibt an, wie eine Position zu verarbeiten ist. Im BE-Project gibt es die Aufwandsarten Herstellung, Montage, Reparatur und Demontage.
Im Beispiel unten bedeuten "60 Einheiten pro Stunde" und eine "Menge 1,50", dass man 1,5 Minuten braucht um eine Einheit des Kalkulationsartikels zu montieren. Weiterhin kann man eine Ressourcengruppe hinzufügen, um die dafür hinterlegten Preise zu verwenden. Zusätzlich gibt man hier die Preisanteilskategorie an.
Bei der Verwendung des Kalkulationsartikels im Leistungsverzeichnis werden die im Stamm hinterlegten Zubehörartikel als Unterpositionen hinzugefügt. Dies können andere Kalkulationsartikel oder Artikel sein. Der Tab Zubehörartikel ist zunächst nicht sichtbar. Damit der Tab erscheint, muss in der Kalkulationsartikelkarte über den Menüpunkt Ansicht auf Zubehörartikel geklickt werden.
Ein Kalkulationsartikelhistorieneintrag erfolgt nachdem eine Änderung beim vereinbarten EK-Preis, dem Listen-EK-Preis, dem Rabatt, dem Rabatt 2 oder dem Rabatt 3 getätigt worden ist. Pro Kalendertag wird nur ein Eintrag erstellt. Erfolgen an einem Kalendertag mehrere Änderungen, so wird die letzte Änderung gespeichert. Der Benutzer, welcher die Änderung vorgenommen hat, wird in der Spalte Benutzername angezeigt. Preisänderungen durch den Kreditor werden ebenso berücksichtigt. Der entsprechende Tab wird über den Menüpunkt Ansicht und dann über Historie geöffnet.
Wenn man Kalkulationsartikel im Bestand führen möchte, kann man daraus einen Artikel erstellen. Diese Funktion befindet sich unter Verarbeiten bei Artikel erstellen. Nun ist in der Artikelliste ein gleichnamiger Artikel vorhanden. Existiert ein gleichnamiger Artikel bereits, erscheint die Meldung "Artikel X ist bereits vorhanden".
Es werden alle Informationen, die beim Kalkulationsartikel hinterlegt waren, übernommen. Dazu gehören bspw. Langetexte und Nichteisenzuschläge.
Unabhängig von dieser Funktion können Artikel auch manuell erstellt werden.
Im Tab "Preise und Verkauf" in der Artikelkarte kann die EK-Preis-Kalkulationsmethode für den Artikel ausgewählt werden, mit der in den Beleg übernommen werden soll.
Es besteht die Möglichkeit, dass für einen Artikel mehrere Lieferanten existieren und die Artikel als unterschiedliche Kalkulationsartikel gepflegt sind. Durch die Verknüpfung zwischen Kalkulationsartikeln und Artikeln kann in der Kalkulation der Kalkulationsartikel verwendet werden. Bei einem Bestellvorgang wird automatisch der hinterlegte Artikel in die Bestellung eingetragen.
Wenn ein Lieferant neue Preise für die Kalkulationsartikel festlegt, werden über einen Stapellauf auch die Preise der Artikel aktualisiert. Über die Artikelliste unter Prozess befindet sich die Artikelpflege. Dort kann die Aktualisierung gestartet werden.
Um einen Kalkulationsartikel mit einem Artikel zu verknüpfen, geht man in der Kalkulationsartikelkarte in der Menüleiste über Aktionen auf Funktionen und klickt auf Element zuweisen. Es öffnet sich die Artikelliste, in der ein Artikel ausgewählt werden kann. Es ist zu beachten, dass für den zugehörigen Lieferanten ein Kreditor hinterlegt sein muss. Falls die EAN-Nummern gepflegt sind, kann man die Verknüpfung automatisch mittels Stapellauf durchführen.
Es können Gemeinkosten direkt am Artikel hinterlegt werden. Dazu sind die Ausführungen unter Preisanteile zu beachten. Das Feld Indirekte Kosten % befindet sich in der Artikelkarte im Tab Einstandspreise und Buchung in der Ansicht Mehr anzeigen. Dort wird der gewünschte Gemeinkostenprozentsatz hinterlegt, welcher allerdings in der Kalkulation nicht genutzt wird.
Es kann eine Kalkulationsgruppe in den Stammdaten des Artikels im Tab Preise und Verkauf hinterlegt werden, um bestimmte Aufschläge festzulegen.
In dem Look-Up Kalkulationsgruppe im Tab Preise und Verkauf gibt es die Möglichkeit weitere Kalkulationsgruppen zu erstellen.
