BE-Project bietet die Möglichkeit Belegversionen zu speichern und dadurch ältere Versionen eines Beleges zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen und zu aktivieren.
Um auf die verschiedenen Versionen zuzugreifen klickt man in der Projektkarte im Bereich Projektbelege auf Verwalten und dann auf Versionen. Es öffnet sich ein ein neues Fenster mit allen Versionen des ausgewählten Projektbelegs.
Um die Änderungen besser nachverfolgen zu können, befinden sich unter den Spalten Editiert am und Editiert Zeit jeweils das Datum und die Zeit, an der eine Bearbeitung erfolgte. Die Spalte Editiert von zeigt den Benutzer an, der an dem Beleg als letztes eine Änderung vorgenommen hat. Erstellt von Benutzer zeigt den Autor des Belegs an. Es ist möglich, zu jeder Version eine Beschreibung zu hinterlegen. Wann die Version des Projektbelegs erstellt wurde, ist in den Spalten Datum Erstellt und Erstellt Zeit ersichtlich.
Die aktive Version ist diejenige, welche von anderen Benutzern beim Öffnen des Belegs im Ansichtsmodus verwendet wird. Unter Aktionen und Aktivieren wird der Beleg als aktive Version gespeichert. Das Budget in der Statistik ergibt sich aus der aktiven Version des Belegs.
Die Ausgecheckte Version zeigt, ob eine Version aktuell ausgecheckt und damit für die Bearbeitung durch andere gesperrt ist. Wenn ein Beleg ausgecheckt ist, kann dieser durch das Klicken auf Bearbeiten geöffnet werden, sofern der Benutzer derjenige ist, welcher den Beleg ausgecheckt hat. Es können beliebig viele weitere Versionen manuell erstellt werden. Über Ansicht kann der Beleg angezeigt werden. Ob ein Beleg beim Bearbeiten ausgecheckt wird oder nicht, hängt von den Einstellungen in der BE-Project Einrichtung, sowie von der Benutzereinrichtung ab.
Die Erstellungsart gibt an, wie diese Version des Projektbelegs erstellt wurde.
Die Dauer beschreibt, wie lange das System benötigt hat um diese Version zu erzeugen.
Anzahl Titel gibt die Anzahl aller Positionen jeglicher Art an.
Sie können in der Einrichtung von BE-Project die maximale Anzahl an Belegversionen bestimmen. Desweiteren kann festgelegt werden, ob die Kürzung automatisch erfolgen soll, sobald die maximale Anzahl erreicht ist, oder ob die Kürzungen manuell durch das Klicken auf Aktionen und dann Historie kürzen erfolgen soll.
