Um in einem Projekt einen neuen Beleg anzulegen, geht man im Tab Projektbelege auf Verwalten und dann auf Neu.
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Projektnr. | Im Feld Projektnummer wird das Projekt angegeben, in welchem der Beleg angelegt werden soll. Das System übernimmt automatisch die Projektnummer des Projektes, in welchem der neue Beleg angelegt wird. Es ist auch möglich, an dieser Stelle einen Beleg in einem anderen Projekt zu erfassen. |
| Belegart | Mit dem Look-Up im Feld Belegart gelangt man in die Übersicht der Dokument Typen, aus denen ein Beleg erstellt werden kann. Aus folgenden Belegarten kann ausgewählt werden: Entwurf, Angebot, Auftrag, Teilrechnung, Rechnung, Teilgutschrift und Gutschrift. |
| Belegüberschrift | Definiert die Kopfzeile des Belegs. |
| Betreff | Definiert die Betreffzeile des Belegs. Das Feld wird mit dem Projektnamen vorausgefüllt. |
| Verk. an Deb.-Nr. | Über den Look-Up des Feldes kann ein Debitor aus der Debitorenliste dem Projekt zugeordnet werden. Anschließend werden die Adress- und Kontaktinformationen auf Basis der Debitordaten automatisch ergänzt. |
| Verk. an Kontaktnr. | Falls kein Debitor ausgewählt wurde, kann hier ein Kontakt ausgewählt werden. Ist der Kontakt bereits einem Debitor zugeordnet, wird das Feld Verk. an Deb.-Nr. mit der Debitornummer ausgefüllt. |
| Verk. an Deb.-Vorlagencode | Das Feld spezifiziert ob es sich um einen Beleg für das Inland, europäisches Ausland oder nichteuropäisches Ausland handelt. |
| Verk. an Name | Wird automatisch mit dem Debitorennamen ausgefüllt, wenn es einen gibt. |
| Verk. an Kontakt | Der ausgeschriebene Name des Kontakts, der in Verk. an Kontaktnr. definiert wird. |
| Buchungsdatum | Das Datum an welchem der Beleg (z.B. eine Rechnung) verbucht wird. |
| Belegdatum | Das Datum welches auf den Beleg (z.B. eine Rechnung) gedruckt wird. |
| Geschäftsbuchungsgruppe | Auswahl aus: Debitoren und Kreditoren in EU, Ausland, Inländ. Debitoren und Kreditoren, Eink./Verk. nach §13b Bauleist., Abschlagsrechnungen national und Abschlagsrechnungen §13b. |
| Währungscode | Das Kürzel der Währung, in dem der Beleg gebucht wird. |
| Startdatum | Das Startdatum des zugehörigen Projekts. |
| Enddatum | Das Enddatum des zugehörigen Projekts. |
| Angebotsfristdatum | Das Datum bis zu welchem ein Angebotsbeleg gültig ist. |
Die optionalen Angaben in den weiteren Masken ziehen sich aus den voreingestellten Daten des Projekts, welche bei Bedarf geändert werden können, indem man über Nächste oder Zurück zwischen den Masken wechselt. Über Fertig wird der Beleg direkt erstellt. Die optionalen Angaben bei der Anlage eines Beleges sind in der Regel nicht notwendig.
Bei dem Erstellen eines fehlerhaften Belegs (aus unterschiedlichen Gründen) erscheint folgende Fehlermeldung.
Diese Belege landen in einer Aufgabenwarteschlange und werden nach einiger Zeit automatisch aus dem System gelöscht. Bis dahin sind die Belege aus dem Rollencenter einsehbar und können auch manuell gelöscht werden.
