In der Belegbearbeitung kann das Leistungsverzeichnis nach individuellen Bedürfnissen angelegt werden. Ebenso kann über verschiedene Schnittstellen ein bereits bestehendes Leistungsverzeichnis importiert werden. Die Belegbearbeitung besteht aus den folgenden Bereichen:
| Symbol | Erklärung |
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Textposition (Vor-/Nachtext oder auf beliebiger Ebene im Leistungsverzeichnis) - für den Druck von Texten im Beleg. |
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Summe/Nettobeträge aller Positionen des Belegs. Hat keinen Eigenanteil. |
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Titel - dient als Überschrift und hat keinen Eigenanteil. Es werden die Positionen aufsummiert, die sich unter dem Titel befinden. |
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Position - Hauptpositionen zur Beschreibung der Leistung. Werden nach außen gegeben (gedruckt). |
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Unterposition - detailliertere Beschreibung der Leistungen. Werden bei Bedarf gedruckt. |
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Zuschlagsposition - Angabe von Zuschlägen auf verschiedene andere Positionen. |
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Position ist nicht im Preis enthalten (NEP): alternativ, bedarfsweise oder entfällt. |
Der Kalkulationsbeleg ist hierarchisch aufgebaut. Auf der obersten Stufe steht der Gesamtbetrag und darunter beliebig viele Titelebenen. Unter den Titeln befindet sich die Positionsebene mit beliebig vielen Unterpositionen untergeordnet. Vortexte und Nachtexte kommen auf der gleichen Ebene wie die Gesamtbetragszeile, Textpositionen können aber auch an auf Positionsebene oder Titelebene hinterlegt werden.
Im BE-Project ist es möglich mit Erfahrungswerten (freie Positionen) zu arbeiten. Sie müssen keine (Kalkulations-)Artikel oder Ressourcen hinterlegen und können die Positionen manuell bepreisen ohne sich auf Stammdaten berufen zu müssen.
Die Navigation innerhalb des Beleges erfolgt durch die Pfeiltasten oder das Klicken mit der Maus. Um eine neue Position hinzuzufügen, wird die Position markiert, nach welcher ein neuer Eintrag entstehen soll. Dabei aktivieren sich in den Zeilenfunktionen die farbigen Symbole mit denen die gewünschte Position erstellt werden kann. Klickt man dann auf Titel, Position oder Unterposition wird die jeweilige Position eingefügt.
Die Struktur orientiert sich dabei am GAEB-Format (Baumstruktur). Wie viele Titel untereinander gestapelt werden, ist beliebig. Der Tab für die Einstellungen dafür befindet sich im Navigationsmenü bei Vorgaben unter Vorgaben.
